Was ist eine Mitarbeiter-App? Welche Vorteile bringt Ihnen eine Mitarbeiter App? Ist so etwas überhaupt notwendig?

Mitarbeiter-App, was ist das?

Wahrscheinlich benutzen Sie und Ihre MitarbeiterInnen bereits ihr Smartphone im Arbeitsalltag. Kommunizieren Sie z.B. untereinander über WhatsApp, schreiben und teilen Dokumente per Google Docs oder schlicht per Email?

Genau für diese Dinge sind Mitarbeiter-Apps ebenfalls da! Eine Mitarbeiter-App ist schlicht eine Software (die z.B. auf dem Handy läuft), die im Tagesgeschäft unterstützt.

Statt aber gleich hineinzutauchen, lassen Sie uns zunächst das große Ganze vor Augen führen: Ihr Endziel ist ja keine App. Sie wollen vielleicht Ihr Unternehmen digitalisieren, oder ein spezifisches Problem lösen. Brauchen Sie dazu eine Mitarbeiter-App? Das kommt darauf an!

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick, wann und wofür Sie so eine Software brauchen - oder eben auch nicht.

Vorteile von Mitarbeiter-Apps

Gehen wir zunächst einen Schritt zurück: Was bringt Ihnen die Digitalisierung des Arbeitsalltags überhaupt?

Richtig eingesetzte Software bietet eine Reihe von Vorteilen, die es den Angestellten ermöglichen, effektiver zu arbeiten, dabei Freude zu haben und Sie vorranzubringen. Die wichtigsten Vorteile sind:

1. Mitarbeiter-Apps ermöglichen es den Angestellten, alle wichtigen Informationen und Funktionen an einem Ort zu finden und zu nutzen. Das steigert Produktivität, aber auch Zufriedenheit.
2. Die Software ermöglicht es den Angestellten, schneller auf neue Anweisungen oder Änderungen reagieren zu können. Sie können einfach über die App auf die benötigten Informationen zugreifen und sofort handeln.
3. Eine gute Mitarbeiter-App ist auf Sie zugeschnitten und ermöglichen es Ihrem Unternehmen, effektiver zu arbeiten, als es sonst möglich werden. Alte Frustrationen, redundante Prozesse und fehleranfällige Abläufe verschwinden. Somit kann letztendlich mehr Gewinn zu erzielt werden.

Nachteile von Mitarbeiter-Apps

Selbstverständlich gibt es auch eine andere Seite. Mitarbeiter-Apps oder die hier vorgestellten Alternativen können auch Nachteile mitbringen. Die meisten dieser Komplikationen lassen sich mit einem bewussten, menschenzentrierten Designansatz durchaus verhindern, aber es ist umso wichtiger, dass Sie diese potentiellen Stolperfallen kennen:

1. Die Einführung eines neuen Systems führt immer zu Kosten - finanziell, aber auch zeitlich.
2. Ein System, dass nicht auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist, kreiert oft mehr Frustration, als dass es Probleme löst
3. Auch Sicherheitsaspekte und Fehler müssen beachtet werden: Wenn die Mitarbeiter-App nicht mit einem hohen Qualitätsstandard entwickelt wurde, kann es zu Sicherheitslücken oder Problemen kommen, die Ihnen so nicht passiert wären.

Die 3 Möglichkeiten des digitalisierten Arbeitsalltags

Soweit zum groben Überblick, jetzt geht es ans Eingemachte.

Zunächst stellen wir Ihnen die drei Möglichkeiten vor, wie Sie IT im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter gewinnbringend einsetzen können:

Kurzgefasst können Sie aus den folgenden Ansätzen wählen:

1. Organische Nutzung von unterschiedlichen Apps und Systemen
2. Nutzung einer existierenden Lösung wie z.B. Teams
3. Beauftragung einer maßgeschneiderten Mitarbeiter-App für Sie

1. Organische Nutzung von unterschiedlichen Apps und Systemen

Wir haben es zu Anfang angesprochen: Wahrscheinlich benutzten Ihre Mitarbeiter ihr Handy bereits im Tagesgeschäft und sind somit bereits digital unterwegs.

Da wird z.B. WhatsApp oder Signal verwendet um sich abzusprechen oder der Google Calendar um sich terminlich einig zu werden. Oft kommen dann noch nischenspezifische Apps dazu, um ganz bestimmte Prozesse zu unterstützen - das wissen Sie selbst am besten.

Unserer Einschätzung nach operieren die meisten KMU in Deutschland momentan so. Da spricht auch zunächst einmal gar nichts gegen!

Vielleicht fühlen Sie sich manchmal etwas “unmodern”, wenn Ihre über Zeit gewachsenen Prozesse sehr viele verschiedene Apps, sogar noch ein Faxgerät oder einen handgeschriebenen Zettel erfordern. Das sollten Sie nicht, diese Arbeitsweise hat viele Vorteile:

Vorteile

• Sie sind sehr flexibel und können einfach neue Apps und Programme in Ihr System aufnehmen, wenn Sie diese benötigen.
• Ihre Mitarbeiter nutzen viele Apps, die sie bereits privat kennen und nutzen und fühlen sich so gleich zuhause
• Sie haben eher geringe IT-Kosten und sind meist nicht auf umfangreiches Fachpersonal zur Verwaltung angewiesen

Nachteile

Leider bietet dieser pragmatische Ansatz zur Digitalisierung auch viele Nachteile:

• Sie haben eher einen geringen Überblick darüber, wo Ihre Daten hingehen, viele frei verfügbare Programme sind schlecht gesichert und ändern oft ohne Vorwarnung ihre Funktionsweise oder verschwinden vom Markt.
• Die unterschiedlichen Apps sind jeweils ihre eigene Welt und tauschen untereinander keine Daten aus - so müssen sie oft Daten manuell von einem System in das andere übertragen. Oft kommt es zu Missverständnissen, weil Informationen nicht konsistent vorliegen oder in einem bestimmten System veraltet sind.
• Komplexe, oft undokumentierte Prozesse entstehen, z.B. um Daten von einem Programm in das andere zu bekommen. Das macht nicht nur den Lernprozess für neue Mitarbeiter schwieriger. Zudem bindet es auch ihre bestehenden Mitarbeiter in langwierige Aktivitäten ein, die gar nichts mit Ihrem eigentlichen Tagesgeschäft zu tuen haben.

2. Nutzung einer existierenden Lösung wie z.B. Teams

Eine Lösung für viele der obengenannten Nachteile ist es, einen Anbieter zu benutzen, der eben alle - oder mindestens viele - hilfreiche Funktionen unter einem Dach vereint. Hier kommen beispielsweise Werkzeuge wie Microsoft Team oder Slack infrage, die Sie wahrscheinlich mindestens vom Hörensagen kennen. Je nachdem, in welcher Industrie Sie tätig sind, gibt es unter Umständen auch spezielle Tools für Ihre Branche.

Entscheiden Sie sich so, bekommen Sie eine umfassende Umgebung zur Verfügung gestellt. Sie werden wahrscheinlich eine drei- oder vierstellige monatliche Summe abgerechnet bekommen, für diesen Preis erhalten Sie aber auch einiges:

Vorteile

• Die meisten Systeme dieser Art bieten wirklich viele Funktionen. Sie werden wohl kaum mehrerer solcher Systeme parallel brauchen.
• Bei vielen Funktionalitäten profitieren Sie von jahrelanger, praktischer Erfahrung des Anbieters: Häufig genutzte Aspekte wie Dokumentverwaltung, Kommunikation, einfaches Wissensmanagement usw. funktionieren in der Regel sehr gut.
• Wenn Sie eine Software verwenden, die auch viele andere verwenden (wie eben z.B. G Suite oder Microsoft Teams), finden Sie immer eine große Zahl von Ressourcen zur Selbsthilfe, andere haben bereits die selben Probleme gelöst, die Sie vielleicht haben, und eine große Zahl Ihrer Mitarbeiten wird das System schon kennen.

Nachteile

Auf der anderen Seite sind sie mit einem solchen System nur “einer von vielen” - das kann auch Nachteile mit sich bringen:

• Wenn Ihr Geschäft spezialisiert ist, finden Sie unter Umständen die einigen wenigen Funktionen, die sie wirklich brauchen, nicht.
• Wie steht es mit fachgerechter Unterstützung bei Problemen? Je nach Anbieter variiert hier die Qualität des Supports stark. Wenn Sie die eher günstigeren Angebote großer Firmen nutzen, können Sie leider nicht mit persönlicher Begleitung rechnen.
• Während Sie einige Funktionen vermissen, bekommen Sie wahrscheinlich viele, die Sie gar nicht benötigen! Die riesigen Softwarepakete bringen of Komplexität (in Form von Schulungen, Administration und verlängerten Prozessen), die Ihnen eigentlich gar nicht nützt. Sie geben auch ein Stück Kontrolle über Ihre Prozesse und Arbeitskultur ab.

3. Beauftragung einer maßgeschneiderten Mitarbeiter-App für Sie

Nun zu einer weiteren Möglichkeit: Sie lassen sich eine Mitarbeiter-App maßschneidern.

Dazu heuern Sie einen Dienstleister an, der anfangs Ihre Anforderungen aufnimmt und Sie dann bis zur Inbetriebnahme einer für Sie zugeschnittenen Lösung begleitet. Idealerweise beinhaltet der Prozess auch Besuche bei Ihnen im Unternehmen sowie das umfassende Einholen von Feedback. So bleibt keins Ihrer Bedürfnisse auf der Strecke.

Dabei gibt es selbstverständlich viele Entscheidungen zu treffen und wie das Projekt letztendlich aussieht, liegt ganz bei Ihnen.

Ein Projekt mit dem Namen Mitarbeiter-App kann die Anpassung und Verknüpfung einiger bestehender Systeme heißen - mit wenig Budget und innerhalb einiger Wochen umzusetzen. Vielleicht wollen Sie auch zunächst einen winzigen Prototypen für einen einzigen Prozess, oder aber Sie setzen gleich auf die allumfassende Digitialisierung aller Ihrer Prozesse. Das ist Ihre Entscheidung.

Seien Sie sich also bewusst, dass zu verallgemeinerte Aussagen hier wenig nützen. Ihre Erfahrung mit der Entwicklung einer eigenen Mitarbeiter-App wird nie genau die gleiche sein wie die eines Anderen. Dennoch wollen wir hier einige Gedankenanstöße dazu geben, ob Sie diesen Schritt wagen wollen.

Vorteile

• Sie bekommen genau, was Sie brauchen. Nicht mehr, und nicht weniger.
• Dabei behalten Sie die Kontrolle - gefällt Ihnen etwas nicht, können Sie es ändern, anpassen oder weiterentwickeln lassen.
• Sie werden von einem Team begleitet, dass Sie genau kennengelernt und Sie auch beraten kann, was Ihnen z.B. jetzt oder auch in Zukunft den größten Nutzen bringt.
• Wenn Sie sich entscheiden, zunächst mit den wichtigsten Funktionen zu starten und dann auszubauen, sehen Sie schnell Ergebnisse. Mit dem richtigen Dienstleister haben Sie bereits nach wenigen Wochen einen sogenannten MVP - ein wertschaffendes Software-Produkt - in der Hand.

Nachteile

• Der größte Nachteil sind sicher die Investitionskosten. Für die Programmierung einer eigenen Mitarbeiter-App können Sie je nach Funktionsumfang mit 5.000€ bis 40.000€ Entwicklungskosten rechnen. Unserer Meinung nach amortisieren sich diese Kosten oft schneller als erwartet - durch Einsparungen, zufriedene Mitarbeiter, reduzierte Fehler und neue Kunden. Dennoch sollte das natürlich nicht unter den Teppich gekehrt werden.
• Bei großem Funktionsumfang müssen Sie unter Umständen mit einer Entwicklungszeit von 6-18 Monaten rechnen - gerade wenn Sie sehr spezielle Anforderungen haben. Das hält auch dazu an, Probleme an der Wurzel anzupacken statt Trends zu verfolgen. Hat Ihr spezifisches Problem aber Dringlichkeit, lohnt es sich immer, zunächst nach gebrauchsfertigen Standardlösungen Ausschau zu halten.

Unsere Empfehlung

Wie Sie sehen, gibt es einiges zu beachten. Unsere Empfehlung: Fangen Sie zunächst klein an.

Nehmen Sie sich einen einzigen Prozess, und versuchen Sie es mit verschiedenen Ansätzen der Digitalisierung. Oder beginnen Sie mit einer Aufstellung, welche Arten von Softwaren Sie bereits nutzen und was Ihnen fehlt. Bauen Sie auf Ihre Erfahrungen und werden Sie so Schritt für Schritt zum digitalisierten Unternehmen.

Wir beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich an jedem Schritt auf Ihrer Reise.

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf - egal ob Sie eine spezifische Frage haben, eine ganz grobe Vorstellung oder ein spezifisches System. Wir hören Ihnen zu und bringen Sie einen Schritt weiter. Versprochen.